Factura electrónica, conveniencias para un mejor control y mejorar la productividad de los negocios

Factura electrónica, conveniencias para un mejor control y mejorar la productividad de los negocios

Por: Ing. Josè Benitez Yànez

“Oye Chemo, hoy es día quince, ve  rápido lleva estos papeles al contador para que me haga la declaración de impuestos a ver si me los puede tener a tiempo”.

Este es un escenario común, en muchas empresas pequeñas que contratan los servicios de despachos contables externos para su proceso contable, también es usual en empresas pequeñas con poca estructura organizacional que cuentan con un contador dentro de la nomina que andan a las carreras uno o dos días previos a la fecha límite de la declaración mensual correspondiente como son: ISR, IETU, IVA y DIOT, obligaciones fiscales que cada empresa debe presentar ante el SAT cada día 17 de mes a mas tardar.

Cumplir con las obligaciones fiscales de los negocios se ha vuelto muy complejo de entender a pesar de la era informática tan avanzada que estamos viviendo, por un lado los mismos dueños de las empresas no tienen muchos ánimos de pagar impuestos, y por otro  en muchos casos el enorme volumen de operaciones que muchas empresas chicas y medianas realizan diariamente entre compras, ventas, cobranzas, depósitos bancarios, nominas periódicas, se presenta un fenómeno muy universal en México, lo urgente va desplazando lo importante hasta que éste se vuelve urgente.

El no tener la información de las operaciones realizadas diariamente procesadas a  tiempo tiene sus costos muy particulares, impide una verdadera planeación para el crecimiento y consolidación  de los negocios, impide ser eficaces con respecto a la competencia  que se refleja en las utilidades, la razón de la existencia fundamental de un negocio que es GANAR DINERO no se cumple con eficacia, si su negocio no está logrando tener la obligación de pagar impuestos, lo más seguro es que no sea rentable y está en proceso de quiebra, las utilidades son las que le dan razón de existir al negocio, y entre mas grandes sean MEJOR, no tener impuestos por pagar no es una opción saludable, los Activos deben ser más grandes que los Pasivos, por ello se hace necesario identificar la localización del dinero conocido como Activo Circulante dentro de la empresas, este dinero en efectivo lo podemos encontrar en tres lugares comunes a todo negocio sin importar su tamaño:

1.- Cuentas por cobrar (a los clientes), son ventas que hayamos hecho a crédito,
2).- Bancos y Caja Chica, es todo el dinero en efectivo que ya pertenece a la empresa, dinero ya cobrado a los clientes y 3).- Inventario de productos (todo lo que el negocio comercializa regularmente); a lo anterior  sumemos el control de todos los gastos realizados para la operación del negocio,  cuando los gastos totales son iguales a los ingresos totales se dice que el negocio esta en el Punto de Equilibrio, no hay perdidas ni utilidades, lo cual no es lo deseable, sino que siempre haya utilidades para poder crecer.

Este es el panorama en general de un negocio, el gran dolor de cabeza es que muchas negocios al llegar el fin de mes ya debieron de haber cerrado su contabilidad, lo cual sucede en muchos casos hasta el día 17 del siguiente mes, demasiado tarde para reaccionar.

Muchas empresas compran programas pensando que van a resolver su problema, pero ante el panorama ya cultural de hacer todo a última hora no se está al día, esto se podría resolver implementando de manera voluntaria  la Factura Electrónica en su negocio, la cual es obligatoria a partir del 1 de Enero de 2011 para empresas con operaciones de 4 millones de pesos o mas anualmente hasta 2009.  Dentro de los requisitos legales es que los negocios al emitir una Factura Electrónica deberán tenerla contabilizada dentro de las 24 horas siguientes, esto va a obligar a realizar el proceso contable de todas las operaciones realizadas (también compras y gastos de operación) para mantenerlas al día, y  los negocios por inercia serán más productivos y eficientes conociendo su situación financiera más actualizada, la Factura Electrónica mas allá de un requisito legal de Hacienda se convertirá en un aliado de los propietarios de los negocios pequeños para la toma de decisiones más asertivas, las empresas que las usan actualmente de manera voluntaria son las más competitivas porque tienen al día sus Estados Financieros, un ejemplo es Walmart, que está en constante guerra con la competencia, y parece que va ganando

                             Sobremesa
Veamos los panoramas del uso de la Factura electrónica:
1).- Si usted ya está emitiendo Factura Electrónica antes de que llegue el 2011 por medios propios, es decir tiene su propia PC, un programa propio y una impresora, lo podrá seguir haciendo de la misma manera todo el 2011.

2).- Si usted decide empezar hasta 2011 a emitir Factura Electrónica, además de comprar la PC, el programa y la impresora, tendrá que contratar un Proveedor Autorizado de Comprobantes Fiscales Digitales, que estarán cobrando por cada folio de cada Factura Electrónica que usted emita, hasta donde he sabido estos Proveedores Autorizados son como 25 en todo el país, y sus cobros van desde cobrar por cada folio hasta cobrar por mes, y sobretodo que cada vez que usted emita una Factura Electrónica antes de darla al cliente la tendrá que enviar a uno de estos proveedores para que la certifique y usted se la pueda enviar al cliente.
Lo anterior es en cuanto a la Factura Electrónica, ¿pero que podría  pasar si su negocio no tiene operaciones por 4 millones de pesos o más y esta muy lejos de esa cantidad?, ¿y si tiene muchas facturas de papel ya hechas?, bueno vamos viendo este panorama:

3).- Todas la facturas de papel que ya tenga hechas por establecimientos autorizados (imprentas), las podrá usar hasta la fecha de vencimiento y estarán permitidas hasta el 31 de Diciembre de 2012, si tiene poquitas facturas impresas y no quiere entrar a la Factura Electrónica, entonces  es necesario que se apure a mandar hacer mas facturas a su imprenta favorita antes de que termine 2010, ojo siempre y cuando no tenga 4 millones de pesos o mas de operaciones anualmente hasta 2009.

4).- El otro esquema es Facturas de Papel con código de barras binario, la cual los contribuyentes podrán imprimir por medios propios, y con algunos requisitos a cumplir por parte de Hacienda a partir de 2011.
El panorama general es una fiscalización más eficiente por parte de Hacienda a fin de evitar la evasión fiscal mediante comprobantes fiscales apócrifos o falsos, la cual es de miles de millones de pesos al año.
Lo que yo recomiendo es que independientemente del tamaño de su negocio,  si tiene la oportunidad inicie con la Factura Electrónica antes de que termine 2010, esto le  obligará a tener mejor organizado su negocio con la  información contable procesada a tiempo, ese beneficio paga cualquier costo que tenga el sistema de Facturación Electrónica porque le permitirá tomar mejores decisiones con información de la situación financiera real de su negocio, y eso no tiene precio. Hasta la próxima.

José  Benítez, es Ing. Ind. Electr.  por el  ITH desde 1985, con estudios de Maestría en Administración Industrial en el Cetys Universidad de Mexicali. Distribución, Asesoría y Capacitación de FACTURA ELECTRÓNICA, CONTPAQi, ADMINPAQ, NOMIPAQ, CHEQPAQ, Gerente de sucursal TINTAHORRO de Hermosillo para reciclado de cartuchos de tinta y toner, TEL:(662) 210-0355, CEL (662) 194-9011).     Email:josebenitezyanez@yahoo.com.mx